Un estudio del MIT comprobó que en materia de reuniones “menos es más”. Los investigadores concluyeron que reducir las reuniones a solo tres días por semana puede generar un salto en el rendimiento de los colaboradores.
Las reuniones suelen requerir un gran nivel de concentración, además con frecuencia se realizan en horarios de alta productividad y exigen un alto nivel de concentración por largo tiempo. En pandemia, y con el auge de las reuniones virtuales los participantes no pueden moverse para despejar la mente, y deben mantener la constante exposición en la pantalla. La consecuencia, es una reducción en el rendimiento laboral y aumenta el estrés.
Ahora bien, un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) comprobó que la productividad sube más de 70% si se restringe la cantidad de días y horas dedicadas a reuniones.
Javiera Figueroa, people & culture manager de fivana, dijo que “en el actual contexto de retorno gradual a los lugares de trabajo es clave aprovechar el tiempo de los trabajadores y dar espacio a la productividad. Tanto en forma presencial como virtual. Lo ideal es planificar, limitar la cantidad de reuniones, ser más ejecutivos y poner un límite de no más de 45 minutos”.
Es importante definir horarios de reuniones y sacar el mayor provecho a ellas, sin sobrecargar la agenda de tus colaboradores, insistió la ejecutiva.
Menos reuniones más productividad
Los investigadores del MIT eligieron a 76 empresas con más de mil trabajadores en 50 países. Los analistas dividieron estas empresas en cinco grupos de acuerdo con la cantidad de días que eliminaban las reuniones. El resultado sorprendió a los investigadores. Las compañías que dejaron solo tres días a la semana para realizar juntas experimentaron un aumento del 73% más de productividad. A eso se sumó un 65% más de satisfacción y un 57% menos de estrés.
Por otro lado, las empresas que usaron herramientas profesionales para la comunicación como Slack o Microsoft Teams, mostraron una reducción en los malos entendidos, “básicamente porque las conversaciones quedan por escrito y los participantes de un chat pueden releer los mensajes para su mejor comprensión”, explicó Javiera Figueroa de fivana.
Tips para mejorar las reuniones de trabajo
- Respeta el horario de inicio y término: La puntualidad es tan importante como terminar las reuniones a la hora establecida.
- 30 o 45 minutos es más que suficiente: Está comprobado que la atención de las personas en promedio no supera los 45 minutos como máximo, por eso las reuniones no deberían exceder ese período.
- Invita a las personas correctas: Convoca a los colaboradores que estén directamente vinculados con el objetivo o la tarea a tratar en la reunión.
- Planifica la reunión: La persona que lidera debe manejar una agenda de los temas u objetivos a tratar, y en lo posible enviar la agenda a los participantes, para mayor claridad y facilitar el curso de la reunión.
- Que quede por escrito: Enviar una minuta al final de la reunión, que contenga los temas más importantes, los acuerdos, y responsabilidades de los asistentes, es clave para el seguimiento posterior de la tarea a realizar.
